Надо ли переходить на электронный документооборот

Перешли на электронный документооборот и экономим часов и 20 тыс. Что такое электронный документооборот и зачем он нужен Электронный документооборот далее — ЭДО — это перевод всей бумажной документации в электронный формат. Что такое ЭЦП? Это файл-ключ в формате. Вероятно, сейчас вы используете его при подаче отчетов в налоговую. При помощи ЭЦП вы можете подписывать любые юридические документы: договоры, счета, акты и пр.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи. Написать X Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией. К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со . Переход к электронному документообороту (ЭДО) является логичным и важным Сегодня переход на электронный документооборот - шаг, . рынке электронного документооборота · Смею вас заверить: зачем. Крупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем.

Как вести электронный документооборот в организации

Электронный документооборот - это не только удобно, но и неизбежно. С вступления в силу вышеуказанного закона появилось право обмениваться со своими контрагентами электронными договорами, актами, накладными и не только, а так же были определены условия, при выполнении которых электронные документы были признаны равнозначным аналогичным документам на бумажных носителях. Нельзя сказать, что сразу все организации приняли на вооружение это новшество. А раз так, то значит остались вопросы и опасения, которые мы постараемся в данной статье развеять. Начнем с определений Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме подписываемой информации или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию пп. Существует три вида электронных подписей ст. Электронный документооборот далее ЭДО - последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами например, документооборот по представлению налоговых деклараций бухгалтерской отчетности. Пункт 1. Система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор электронных документов включение документов в систему , их обработку, управление документами и доступ к ним. Инструкция по делопроизводству Приказ Роскомнадзора от Звучит сложно, на деле все намного проще. Более того, помимо отправки отчетности можно вести переписку с инспекторами, сверяться с бюджетом, заказывать справки.

Перешли на электронный документооборот и экономим 130 часов и 20 тыс. грн в месяц: опыт «Бумажкина»

Статьи для бухгалтера Переход на электронный документооборот на примере Белгородской сбытовой компании Крупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем документооборота, что его невозможно контролировать традиционными методами.

Именно поэтому крупный бизнес давно уже является основным заказчиком и пользователем систем электронного документооборота СЭД и управления корпоративными знаниями ECM-системы.

Таким образом, компании закрывают все критические задачи внутреннего документооборота. Однако много нерешенных задач остается в области внешнего обмена документами, который остается в бумажном виде. Энергосбытовые компании выделяются среди других представителей крупного бизнеса исключительными объемами исходящих документов — десятки тысяч контрагентов ежемесячно получают платежные документы. Даже при наличии СЭД управлять такими потоками отправляемых документов чрезвычайно сложно и затратно, учитывая, что энергосбыт еще имеет ряд важных отраслевых особенностей.

Хозяйственный учет ведется в 1С. Отключить рекламу Хозяйственная деятельность и энергосбытовая для нас практически независимые источники документов, мы не ставили перед собой задачу интегрировать их в единое информационное пространство. Это привело к тому, что к моменту перехода на электронные документы, у нас было несколько баз данных. Для обеспечения клиентского сервиса по всей территории области развернуто 22 центра обслуживания.

И все они являются генераторами трафика финансово-учетных документов, каждый для своей группы контрагентов, в зависимости от территориальной принадлежности и потребляемой мощности. Организационная структура компании насчитывает в общей сложности 60 подразделений. В бизнес-процессах подготовки, обработки и отправки, исходящих первичных бухгалтерских документов контрагентам последовательно задействовано до 4 подразделения.

В бизнес-процессе приема и обработки входящих бухгалтерских документов таких подразделений 6. Центральный офис Белгородской энергосбытовой компании Также ключевые особенности работы нашей компании кроются в отраслевом и федеральном законодательстве, регулирующем порядок продажи электроэнергии на розничном и оптовом рынке. Есть определенные разночтения, к которым нам приходится приспосабливаться. Например, в соответствии с п. То есть в нашем случае, не позднее 5 числа месяца, следующего за расчетным.

До этого момента нам требуется собрать и обработать массу информации: данные о тарифах, которые меняется ежемесячно, об электропотреблении, мощности в часы пиковой нагрузки области потребителями за расчетный период. Вопрос — как все быстро собрать, обработать, сформировать и выставить первичный документ — для нас крайне актуален. Потому решение о переходе на электронные документы стало для нас закономерным и очевидным.

Выбор решения После принятия решения о переходе на электронный обмен, нас в первую очередь интересовало следующее: сокращение прямых издержек: на доставку документов контрагентам и на печать документов, обеспечение их хранения и уничтожения; сокращение трудозатрат на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам: просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов; выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок; разграничение прав доступа к документам в соответствии с полномочиями должностных лиц; сокращения рисков доначисления НДС и налога на прибыль, связанных с возможной утратой документов в ходе обмена с контрагентами; снижения стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему.

При этом мы не забывали о необходимости интеграции внутреннего и внешнего документооборота. И о том, что решение должно закрывать потребность одновременно обрабатывать сразу несколько потоков документов — как бумажных, так и электронных, приходящих из разных сервисов обмена, В итоге нами был взят курс на переход к электронным документам, работу с которыми просто организовать и структурировать.

Мы смотрели в сторону комплексных продуктов, позволяющих полностью закрыть наши задачи по работе с первичкой с оглядкой на то, что не все наши контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен, то есть, бумажные документы будут сохраняться какое-то время.

Проект стартовал в ноябре года и был разделен на четыре основных этапа общей продолжительностью 6 месяцев. Финансово-учетный документооборот В части внутренних процессов был создан архив электронных документов.

В электронный вид были переведены ключевые документы по энергосбытовой и хозяйственной деятельности. Была осуществлена интеграция DIRECTUM с биллинговой и финансово-учетной системами, произведена бесшовная интеграция с сервисом Synerdocs с возможностью роуминга с другими операторами. Во внутреннем контуре автоматизации в DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор , разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам.

На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

Внедрение решения позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС.

Отключить рекламу Особенности форматов документов Понятно, что к неформализованным документам в электронном виде вопросов у нас не возникало. Акты у нас обладают рядом уникальных черт, поэтому они создаются в формате. Мы считаем, что. Акт приема-передачи электроэнергии в.

Ранее они были переведены нами в. Однако приняли решение все-таки перевести их в электронный вид как неформализованные документы, что решило сразу массу проблем. Контрагенты Самой нетривиальной задачей перехода на обмен в электронном виде для нас стал перевод контрагентов. Хотя в целом процесс перевода контрагентов в продуктивное использование сервиса ЭДО достаточно прост.

Мы структурировали его следующим образом. Для небольших компаний достаточно пройти самостоятельную регистрацию в сервисе Synerdocs — это довольно просто, нашего участия здесь не требуется, кроме организации рассылки информационных сообщений. Отключить рекламу Важный нюанс в том, что контрагенты не платят за документы, поступающие от нас.

Контрагенты получают и подписывают акты — на этом их участие в обмене заканчивается. Весь исходящий трафик оплачивается Белгородской сбытовой компанией. Таким образом, мы решаем вопрос с мотивацией контрагентов, для которых переход на обмен электронными документами выглядит только как приобретение ЭП и подключение к Synerdocs — без дополнительных расходов. Более того, небольшая часть контрагентов уже пользовалась услугами других операторов обмена документами, следовательно, для них возникла потребность развивать роуминг с Synerdocs.

Для этой части наших потребителей дополнительных мероприятий не требовалось. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам — от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов.

Электронный документооборот в помощь бухгалтеру: как это работает

Специалисты из Информационно-вычислительного центра Министерства финансов Республики Беларусь рассказали о том, как современные возможности упрощают нашу жизнь и ответили на самые популярные вопросы об электронном документообороте. Что такое электронный документооборот? Какие преимущества он дает? Эта система позволяет автоматизировать управление документами в государственных органах, банках, страховых и других организациях. Благодаря ей компания экономит не только бумагу, но и деньги. Здесь минимизирован человеческий фактор: ничто не будет забыто или утеряно.

Обязательный или нет? Все, что нужно знать об электронном документообороте

Переход к электронному документообороту ЭДО является логичным и важным шагом в развитии любого предприятия. По результатам исследования Mail. Работа в офисе, с заваленными бумагой столами, уходит в прошлое. Основное достоинство систем ЭДО: у компании сокращаются материальные и временные затраты. Когда все документы электронные - нет смысла копировать и печатать стопки бумаги. Сегодня переход на электронный документооборот - шаг, на который решится не каждый руководитель. По мнению многих, "против" - пока больше, чем "за". В нашем материале мы собрали наиболее частые доводы "против" перехода на электронный обмен документами. И постарались рассказать о реальном положении дел и плюсах перехода на электронный документооборот с контрагентами.

Переход на электронный документооборот (на примере Белгородской сбытовой компании

Допустили в документе ошибку и нужно его переделывать, заново отправлять? Потеряли документ? Это обычное дело для бумажной документации. Бизнесы тратят огромные деньги на ведение бумажного документооборота.

Крупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем. Однако уже сегодня они начинают переходить на электронный документооборот, чтобы оптимизировать внутренние бизнес-процессы. Что такое электронный документооборот и зачем он нужен Поэтому для нас результатом перехода на ЭДО будет возможность увеличить прибыль.

Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.

Нужно ли переходить на электронный документооборот — опыт «Яндекс.Денег»

Но это лишь полбеды. Вторая половина в том, что со временем компания буквально обрастает макулатурой. Мы всё-таки сервис электронных платежей и вот уже пятнадцать лет помогаем людям платить без наличных. Наш путь к победе оказался непростым и поучительным. Мы также сотрудничаем с тысячами компаний, которые помогают делать наш сервис удобнее, — это банки, платёжные агенты и многие другие организации.

Электронный документооборот с контрагентами: с чего начать

Статьи для бухгалтера Переход на электронный документооборот на примере Белгородской сбытовой компании Крупные коммерческие организации, особенно с холдинговой и разветвленной структурой, генерируют настолько большой объем документооборота, что его невозможно контролировать традиционными методами. Именно поэтому крупный бизнес давно уже является основным заказчиком и пользователем систем электронного документооборота СЭД и управления корпоративными знаниями ECM-системы. Таким образом, компании закрывают все критические задачи внутреннего документооборота. Однако много нерешенных задач остается в области внешнего обмена документами, который остается в бумажном виде.

Прощайтесь с бумагой. Как перейти на электронный документооборот

.

Мифы и реальность электронного документооборота

.

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С-ЭДО: Технология перехода на электронный документооборот. Основные бизнес процессы.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Стела

    Самоубийство — это побег, а побег — это для трусов.

  2. Иларион

    Большое спасибо за помощь в этом вопросе, теперь я буду знать.

  3. ovlotu

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы не правы. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных